Kalender: Teilnehmer einladen und Termine direkt versenden
Kalender: Teilnehmer einladen und Termine direkt versenden
Mit dem Kalender von eclipso Mail Europe können Sie Termine erstellen, Teilnehmer per E-Mail einladen und eine standardisierte iCal-Datei (.ics) mitsenden. So lassen sich Besprechungen, Veranstaltungen und private Termine einfach mit anderen Personen teilen. Die Einladung enthält die wichtigsten Termindaten und kann von den Empfängern direkt in einen eigenen Kalender übernommen werden.
Wie erstelle ich einen Termin mit Teilnehmern?
- Öffnen Sie in der Desktop-Version das Menü Kalender.
- Klicken Sie auf Termin hinzufügen oder öffnen Sie einen bestehenden Termin zur Bearbeitung.
- Tragen Sie mindestens den Betreff, Beginn und Ende des Termins ein. Ergänzen Sie bei Bedarf den Ort, eine Beschreibung, eine Wiederholung oder eine Erinnerung.
- Öffnen Sie im Terminformular den Bereich Teilnehmer.
Die Teilnehmerfunktion eignet sich zum Beispiel für Besprechungen, Einladungen zu Veranstaltungen, gemeinsame private Termine und geschäftliche Abstimmungen. Alle eingeladenen Personen erhalten die Termininformationen per E-Mail und können den Termin in ihrer eigenen Kalender-Anwendung speichern.
Wie füge ich Teilnehmer aus dem Adressbuch hinzu?
- Öffnen Sie im Bereich Teilnehmer die Auswahl für Kontakte.
- Wählen Sie die gewünschten Personen aus dem Adressbuch aus.
- Bestätigen Sie die Auswahl. Die Kontakte werden in die Teilnehmerliste des Termins übernommen.
Die Auswahl aus dem Adressbuch ist besonders praktisch, wenn Sie regelmäßig mit denselben Personen kommunizieren. Bereits gespeicherte Kontaktdaten müssen nicht erneut eingegeben werden.
Kann ich Teilnehmer manuell per E-Mail-Adresse hinzufügen?
Ja. Wenn eine Person noch nicht im Adressbuch gespeichert ist, verwenden Sie die Option Teilnehmer ohne Adressbucheintrag hinzufügen. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse manuell ein und übernehmen Sie sie in die Teilnehmerliste.
So können Sie auch externe Teilnehmer, Kunden, Geschäftspartner oder einmalige Gäste zu einem Termin einladen, ohne zuvor einen neuen Kontakt anzulegen.
Wird eine iCal-Datei mit der Einladung versendet?
Ja. Die Option iCal-Datei (.ics) anhängen ist beim Einladen von Teilnehmern standardmäßig vorbelegt. Die Einladung wird dadurch mit einem Kalenderanhang im iCalendar-Format versendet. Empfänger können die .ics-Datei in vielen gängigen Kalender-Anwendungen wie Outlook, Apple Kalender, Google Calendar oder Thunderbird öffnen und übernehmen.
- Prüfen Sie die Teilnehmerliste und die Termindaten.
- Lassen Sie iCal-Datei (.ics) anhängen aktiviert, wenn der Kalenderanhang mitgesendet werden soll.
- Versenden Sie die Einladung über E-Mail an Teilnehmer.
Wo wird die versendete Termineinladung gespeichert?
Die Einladung wird nach dem Versand automatisch im E-Mail-Ordner Gesendet gespeichert. Dort können Sie später nachvollziehen, wann die Einladung versendet wurde und welche Termindaten beziehungsweise Teilnehmer verwendet wurden.
Wie importiere ich einen iCal-Termin direkt aus einer E-Mail?
Wenn Sie eine E-Mail mit einem Kalenderanhang erhalten, können Sie den Termin direkt aus der E-Mail in Ihren Kalender übernehmen:
- Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf den iCal-Anhang mit der Dateiendung .ics oder .ical.
- Wählen Sie im Dialog In Kalender importieren.
- Prüfen und bearbeiten Sie die angezeigten Termindaten, zum Beispiel Betreff, Beginn, Ende, Ort, Beschreibung und Kalendergruppe.
- Klicken Sie auf In Kalender importieren, um den Termin zu speichern.
Bei einer iCal-Datei mit mehreren Terminen werden die gefundenen Termine einzeln zur Prüfung angezeigt. Bereits vorhandene Termine werden beim Import übersprungen und in der Ergebnisübersicht ausgewiesen. Nicht benötigte Anhänge können weiterhin über die Download-Funktion heruntergeladen werden.
Welche Vorteile bietet der iCal-Versand?
- Teilnehmer erhalten alle wichtigen Termindaten in einem standardisierten Kalenderformat.
- Termine können direkt in kompatible Kalender-Anwendungen übernommen werden.
- Adressbuchkontakte und externe E-Mail-Adressen lassen sich gemeinsam verwenden.
- Die Einladung wird im Ordner Gesendet dokumentiert.
- Der Kalenderanhang reduziert Übertragungsfehler beim manuellen Übertragen von Datum, Uhrzeit und Ort.
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